E-devletin ne olduğu ve neler yapılabileceği kavramlarının yönetim kademelerince de sindirilmesinden sonra kurumlarımızda bu yönde çalışmalar yapılmaya başlandı. Ancak her yeni oluşumda olduğu üzere tek tek kurumsal bazda yapılan -veya yapılmayan- e-devlet çalışmaları ülke genelinde "anarşik" bir görüntü sergilemekteydi. Hiyerarşik yapıda ve merkezi bir otorite tarafından yönetilmesi bir ihtiyaç olduğu göze çarpan e-devlet yapılandırılmalarının hızlandırılması ve koordine edilmesi için Başbakanlığa bağlı Bilgi Toplumu Ajansı'nın kurulması yönünde çalışmalar başlatıldı. Konuyla ilgili bir yasa taslağının ilgili kurum ve kuruluşlara gönderildiği bildiriliyor.

Bilgi Toplumu Ajansı, özellikle teknik uzmanlık gerektiren alanlarda görevlerini ifa ederken, danışmanlık, rehberlik, proje geliştirme ve işletme gibi konularda hizmet alımı yoluna gidebilmesi konusunda yetki sahibi olacak.Ortak e-devlet hizmeti konuları belirlenip uygulanacak.Her kamu kurumuna CIO (Chief Information Officer) adı verilen e-dönüşüm yöneticisi atanacak ve CIO, e-devlet uygulamalarının gerçekleştirilmesinden sorumlu kişi olacak.

Orta vadede e-devlet projelerinin hız kazanacağını görüyoruz. Kurum içi çözümlerden ziyade dış kaynak odaklı e-devlet çözümleri genel ve kurumlara özel olarak gerçekleştirilecek. Bu durumda kurum içi çözüm noktasında teknoloji odaklı personellere ancak 4 noktada ihtiyaç duyulabilir :

1. Güvenli olması gereken bilginin işlenmesi ve servisi
2. Çevik yöntemlerin sık uygulandığı yüksek değişim içeren yazılım sistemleri
3. Süregelen sistemlerin devam ettirilmesi
4. Donanım sistemleri, ağ yapıları, işletim sistemleri ve destekleyici sistemleri (güvenlik, koruma)

Her ne kadar 2 numaralı madde dış kaynaklar ile çözülmesi mümkün görünse de genelde 1 numara ile iç içe olduğundan kurumiçi çözümler tercih edilecektir. Şöyle bir göz attığımızda yüksek kaliteli ve bol miktarda e-devlet çözümlerinin kurum dışı kaynaklar tarafından gerçekleştirileceği görülüyor. Bu aşamada gelin OECD tarafından yayınlanan bir rapora göz atalım. "Yenilik için girişimciliği teşvik etmek" başlıklı raporda girişimcilik politikalarının ve yenilik arasındaki bağın dolaylı olduğu ancak birbirleriyle ilişkisinin üretkenlikte kazanımları teşvik ettiği anlatılıyor.Bu bağlamda ülkemiz de 2000li yılların başında küçük ve orta ölçekli işletmelerle girişimciliği desteklemek üzere politikalar üretip ortaya koyuyor.

2007 yılı itibarı ile firmalarda çalışan sayısı gözönüne alındığında çalışan nüfusun %34'ü mikro firmalarda , yani çalışan sayısı 10'un altında olan firmalarda bulunuyor. Bu da toplam üretimin yaklaşık %8'ini oluşturmakta.Küresel ekonomi gözönüne alındığında büyük firmalar (çalışan sayısı 250'den fazla) oldukça etkin olmasına rağmen orta ve küçük ölçekte etkinliğin düşük olduğu raporda belirtiliyor. Büyük şehirlerde ise küçük ve mikro firmaların daha etkili ve üretken olduğu da göze çarpan notlar arasında.

Gelişmiş ülkelerde büyük, orta ve küçük öçekli işletme sayısının mikro firmalara olan oranı doğal olarak yüksek ve küresel ekonomide rolleri daha belirgin. Ülkemizde de büyük firma sayısını artırma gayretleri var ve teknoloji merkezlerinde girişimcilik de desteklenerek kuluçka seviyesinden itibaren her noktada firmaların "bilgi"yi merkeze alarak gelişmeleri sağlanmaya çalışılıyor. Finansal ve teknolojik desteğin yanı sıra "birlikte çalışma" esas alınarak sanayi-üniversite işbirliği ve büyük firma-küçük firma işbirlikleri de oluşturuluyor.

Bu noktada e-devlet çalışmaları kapsamında kurum dışı kaynak kullanımı ile büyük meblağlarda alım yapılması yüksek bir olasılık. E-devlet ürünlerinin de yüksek kaliteli olması ihtiyacı ve kapsamın genişliğinin yetkin firmalar ile çalışmayı gerektireceği aşikar. Bu durumda istenecek nitelikler ancak orta ve büyük ölçekli firmalarda bulunacaktır. Örnek vermek gerekirse bir yazılım ihalesinde referanslar isteneceği gibi belli ISO standartlarını sağlaması veya CMMI seviye şartı koşulabilir. Alımlar yapılırken belli noktaların veya iş yüzdelerinin içinde küçük ve mikro firmaların yer almasını sağlamak, ülkede yapılmak istenenlere bir destek olur. Küçük ve mikro firmalara, ve hatta kuluçkadaki firmalara işlerin belli bir bölümü direk verilebilir ancak bunun yerine büyük firmaların denetiminde, onlara da katma değer katabilecek ve onların birikimlerinden yararlanabilecekleri şekilde birlikteliklerini sağlamak güzel bir çözüm oluşturur. Böyle bir yapılanma teknolojik olarak yeterli ancak "ben ne üretebilirim, kime satabilirim" düşüncesine sahip kişilerin de cesaretlenmesine , finansal olarak desteğe ve daha önemlisi gösterebilecekleri bir referansa sahip olmasına yol açacaktır. Projelerin de faklı firmalara dağıtımı ve takibi ile bu pastadan pay sahibi olan küçük firma sayısı üst seviyelere ulaştırılabilir.

İlgili kaynaklar:
BTDünyası - Yasa taslağı ile ilgili haber
OECD - Fostering Entrepreneurship for Innovation

Bir “gantt chart” üzerine kaynakları oturtup, sürelerini tahminleyip , bir de maliyetini belirleyelim. Sonra dağıtalım işleri, ne yapacaklarını anlatalım. Toplantıları haber vereceğiz zaten, 10 dk önceden bildiririz ki hazırlanıp gelsinler, boşa geçmesin zaman.Hayırlı uğurlu olsun.

Bir proje yönetimi disiplini olmadan yola çıkıldı, kulaktan dolma komşudan görme yöntemleri alıp, bir eşantiyon MS Project eşliğinde yürütüldü proje. Diğer komşu da imrenerek baktı renkli diagramlara, e güzel işti doğrusu! Proje bittiğinde rapor da hazırdı, 2 ay gecikmiş, maliyet de biraz fazlaydı ama tamamdı iş, başarılı diyordu proje yöneticisi, rapordaki barlardan belliydi, tüm işler de bitirilmişti.

Bir gün sonra kimseye söyleyemedi başkanının sözlerinin soğuk duş etkisi yaptığını, rakip şirketin çoktan anlaşmaları bağladığını.

İmrenen komşu da başkanın istediği nano teknolojili yeni üniformaların araştırmasını, alımı ve işçilere dağıtımını yaptı, küçük işti zaten, ama hem zaman hem maliyet hem kalite , ne arasan tamamdı projede, o kilometre taşları raporda çok şık duruyordu. Başkan da işin kısa sürede tamamlanıp dosyanın arşive kaldırılmasından dolayı çok mutluydu.

Bir gün sonra üniformaları geri toplatırken tek söyleyebildiği “patron tipini beğenmedi” oldu.

***

Projeyi yönetmek, “ne”yi “nasıl” yapacağını bilmek ve uygulamak demektir. Gecikmeden dolayı işin başarısız olması bir kenara, tamamen başarılı olduğu düşünülen bir projenin “patronun beğenmemesi” sebebiyle aksini ispatlaması, oldukça ince bir çizginin olduğunun somut örneğidir. Bu durumda şöyle bir gözden geçirildiğinde proje tanımlanması, proje planlarının oluşturulması, yönetim desteği, proje takımı, risk, kapsam, kalite, iletişim, değişim yönetimi, ölçme ve değerlendirme, zaman, maliyet gibi bir çok kriter göze çarpıyor.

Projeyi yönetirken yukarıdaki kriterleri alıp “ne” yapılmalı sorusuna cevaplar uzun yıllar boyunca verildi ve sonucunda proje yönetimi disiplinleri oluşturuldu. Bugün dünyada kabul gören en büyük taraftara sahip yaklaşım ise Project Management Institute (PMI) tarafından yayınlanan Project Management Book of Knowledge (PMBOK) kitabında verilmekte. 2009 yılında 4.0 versiyonu sunulan kitap 4 yılda bir güncelleniyor.

Böyle kitap halinde yaklaşımları binlerce yönetici takip ettiği halde neden sürekli başarısız yönetim örneklerini görüyoruz? Yönetmek ne demek bilmeyen insanlar yönetiyor, ona tamam, başarısızlık sebebidir. İkinci sebep, yönetimi bilir ancak kişisel yeterlilikler engel teşkil eder. Ve son olarak olması gereken tek başarısızlık sebebi: En mükemmel yöntemlerle her şeyi doğru yapabilirsin ama proje başarısız olur.Murphy’nin kulakları çınlasın. İşte kritik nokta: Proje yönetimi %100 başarı sağlama garantisi vermez, ancak başarıya ulaşmada en büyük yüzdeyi verdiği gibi başarısızlık durumunu da erken bir şekilde görmeyi sağlar. Denizde boğulmaktansa bir soğuk duş alıp çıkmak en güzeli değil midir?

Sürekli bir şeyler okuyorum. Farklı şeyler görüyorum. Dinliyorum. Anlatıyorum.

Uzun süredir derinlerde büyüyen yazma dürtüsünü su yüzüne çıkarmanın vakti geldi artık. Daha çok kazanımları paylaşmaya yönelik, biraz teknik biraz taktik, yorulunca latifelik, değerli yorumlarınıza beşik olsun diye bir projektör getirdim. Nereye tutarsak orayı aydınlatsın. Bu durumda çalıştıralım projektörü :